Referat fra Styregruppens møde d. 5. marts 2025
Deltagere: Hanne Grete, Tommy, Ture, Johnna, Anders, Mogens og Dorthe
Fraværende: Karin
KREA dag er planlagt til søndag d. 30. marts. Det andet klaver bliver stående og kan bruges som hidtil.
El-klaveretlåses inde i AV rummet og kan lånes ved henvendelse til pedellen. Tekst til Smart Beboer vedr. lån af El-klaveret, det skal fremhæves at det IKKE må forlade Fælleshuset og at lån sker på eget ansvar.
Motionsgruppen: Rengøringslisten for næste periode er offentliggjort. Småting til billardrummet indkøbes af Ture. Estimeret pris kr 300,- Køb godkendt af Styregruppen.
Gruppen indkøber de ting der tidligere er godkendt af Styregruppen, Ture sørger for Smithmaskine, og Anders skruer den fast i gulvet.
5 Styregruppens arbejdsmetoder og beslutnings evne: ”Krav til Styregruppens medlemmer” vedhæftes og sættes på dagsordenen drøftes på næste møde. Derudover er det besluttet at Styregruppen kun kan beslutte emner, der er på dagsordenen.
6. Prisstigninger: Skal ”varsles” ved at informere beboerne i god tid. Anders skriver tekst. Prisstigningerne er drøftet og beslutningen er: Pris på værelser kr. 300, - ( skal drøftes med Grundejerforeningen, da der er usikkerhed om, hvem der ”ejer” værelserne og dermed kan tage beslutningerne) Motion skal fremadrettet koste kr 325, - for en periode- pris skal ændres i SmartBeboer – Karin
7 Gennemgang af de 2 rengøringstilbud. Flyttes til næste møde, da vi ikke har set tilbuddene. Besluttet at Hanne Grete og Johnna kontakter det rengøringsfirma, der gør rengør trapper Ved Klinten, for at få et evt. 3. tilbud.
8. Emner til mødet med grundejerforeningens bestyrelse: så mange som muligt af Styregruppens medlemmer skal deltage. Vi ønsker 2 møder om året, at Styregruppens regnskabsår følger kalenderåret. Og at vi får drøftet hvad der skal betales af Styregruppens tildelte midler og hvad der dækkes af Grundejerforeningen.
Derudover ønsker vi en drøftelse med udgangspunkt af skrivelsen der er sendt til Grundejerforeningens bestyrelse vedr. Erhverv og hvad kan man bruge huset til.
9. Orientering om pedellens opgaver flyttes til mødet med grundejerforeningen, det er dem. der er arbejdsgiver.
10. I stedet for lange skal der indkaldes til et ekstra møde, hvis man har et emne, man vil have drøftet.
Styregruppen for Fælleshuset – Strandhøjen – møde den 28. august 2024
i Udsigten, Fælleshuset.
Fremmødte:
Tommy Madsen, VK 20
Ture Johansen, VK 19, 1. tv.
Gitte Christoffersen VE 15st. 1
Hanne Grete Hundebøll VK 18 st. tv
Dorthe Vestergaard, VS 3, 1. 1.
Karin Bjerre, VV 11
Anders Larsen VE1,2tv
Forslag til dagsorden:
Tommy byder velkommen
o Pia står for intro til sygning og maskiner I syrummet
o Der i strik, maling ved Vivi og keramik med Tommy i Udsigten
o I træværkstedet er Charlotte
o Ture finder folk til billiard og dart I hulen
o Tim eller Sus I Outdoor (skal lige bekræftes)
o Anders står for rundvisning og svar på spørgsmål vedr.
træning og personligprogram I motionscenteret
o Lege gruppe med Mia Sicard I salen
o Der sluttes af med kaffe og brundsviger
o Der laves en ikke bindende tilmelding I app’en
(så vi ved ca. hvormange der kommer)
Styregruppen for Fælleshuset – Strandhøjen
– møde den 18. juni 2024
kl 18:30 – 20:00 i Udsigten, Fælleshuset.
Deltagere:
Tommy Madsen, VK 20
Ture Johansen, VK 19, 1. tv.
Karin Bjerre, VV 11
Gitte Christoffersen VE st 1
Hanne Grete Hundebøll VK 18 st. tv
Dorthe Vestergaard, VS 3, 1. 1.
Referat:
a) Gruppen for fælleshuset – der afholdes Skt. Hans og båltænding er godkendt
b) Motionsgruppen – Emil er udtrådt, så Ture er formentlig den der laver
rengøringsplanen for den nye periode – 1/7 – 31/12 2024.
Stikkontakt ved løbebånd tjekkes for en sikkerheds skyld – (Lars bestiller)
Der indhentes tilbud på gennemgang/service af maskinerne i motionsrummet.
Der blev i Styregruppen drøftet, at motionsgruppen bør tage op på deres næste
møde i gruppen, hvorvidt der må være børn i motionsrummet. Styregruppen
bevilligede samtidig en opslagstavle til motionsrummet – så information om
rengøring, hvem man skal kontakte for instruktion af maskiner mm, bliver mere
synligt i motionsrummet.
5 Styregruppen og økonomi, disponibelt beløb pr.juni 2024: kr 21.782,45, der har ikke
været udgifter siden sidste møde.
6. Budget herunder svar fra Grundejerforeningens bestyrelse på vores brev. Svaret
sendt på mail til jer d. 6. juni – Styregruppen vil blive inviteret til et bestyrelsesmøde
i GF efter sommerferien.
7 Forespørgsel fra beboer vedr. kundeaften i caféen og mulighed for deltagere udefra
–. Alle beboere kan lave en begivenhed, hvor alle beboere med gæster udefra, har
mulighed for at tilmelde sig.
8. Kode til Fælleshuset – Der er ønske om at koden ændres.
Referat fra Styregruppemødet d. 21. maj 2024
Deltagere:
Tommy Madsen, Dorthe Vestergaard, Ture Johansen, Keld Nielsen, Gitte Christoffersen, Hanne Grete Hundebøll.
Karin Bjerre, var fraværende
Referat:
Enighed om at der skal laves et opslag/henvisning på Facebook, når der laves et opslag på APPén for at sikre flest mulige beboere ser opslagene.
Motion: Gruppen har fået 2 nye medlemmer.
Gruppen for Fælleshuset: Tommy deltog i gruppens sidste møde og er nu en del af gruppen.
Dorthe spørger kommunen vedr. afbrænding af bål til Sankt Hans.
Gruppen har drøftet forskellige tiltag til efteråret for at få gang i flere aktiviteter, de vil blive præsenteret d. 28. september til Åbent Hus
6. Endelig vedtagelse af husregler. Reglerne hænges op forskellige steder i Fælleshuset.
7. Regler for værkstedet er vedtaget. hænges op i Værkstedet.
8. Styregruppen og økonomi: Alle bilag skal underskrives af Hanne Grete eller Tommy, der også har købekortene. Tommy sender bilagene til Domhusgården.
a) Styregruppens overordnede opgaver: Tommy præciserede styregruppens opgaver og mandatet fra Grundejerforeningens bestyrelse vedr. økonomi og aktiviteter.
Styregruppen sender forespørgsel til Grundejerforeningens bestyrelse vedr. udgifterne til vedligeholdelse af maskiner i køkken og motion. Gitte og Dorthe laver udkast til forespørgsel.
b) Prioriterede ønsker fra grupperne:
Gruppen for Fælleshuset har fremsendt prioriteret ønsker.
Motionsgruppen fremsender prioriterede ønsker inden næste møde d. 18. juni.
c) Styregruppens økonomiske prioriteringer : afventer svar fra Grundejerforeningens bestyrelse vedr. udgifter til vedligehold.
9. Smartbeboer: Drøftelse og indhold i Del og Byt :
Forespørgsel sendt til Karin vedr. fjernelse af ”Vælg Type”: under Del og byt i Smartbeboer Appén. Karin spørger firmaet bag Smartbeboer
10. Åbent hus 28. september september.
Gitte og Dorthe laver oplæg til gruppen vedr. dagens indhold. Gruppen kommer med input.
Næste møde: 18. juni kl 18.30 – Styregruppen holder sommerferie i juli
Styregruppen for fælleshuset på Strandhøjen
Styregruppemøde den 11. april 2024 kl. 18.30-20.30
Deltagere:
Dorthe Vestergaard, VS 3,1.1.
Ture Johansen, VK 19, 1.tv.
Keld Nielsen, VS 57, 3.1.
Bettina Edelweiss, VE 33
Gitte Christoffersen VE st 1
Hanne Grete Drost Hundebøll, VK 18, st.tv.
Referat:
1. Godkendelse af dagorden
2. Referat fra sidste møde godkendt
3. Hanne Grete valgt til referent
4. Oprydningsdagen for fælleshuset, værelser, værksted og outdoor
Der var en generel opfattelse af en effektiv og hyggelig dag tillige. Overflødige og især gamle ting blev kørt på lossepladsen. Der blev gjort hovedrent i de fire udlejningsværelser og i diverse lokaler i Fælleshuset. Vi afsluttede dage med grillhygge. Tak til alle der bidrog til dagen.
5. Status fra grupperne
Køkkengruppen: Der er suppleret op med glas, krus og tallerkner. Der er indkøbt en riskoger, planter til Cafeen.
Eventgruppen: Gruppen er nedlagt pga. for få medlemmer, de har ønsket fusion med køkkengruppen. Første møde har fundet sted. De to ovenstående grupper er nu slået sammen til Gruppen for Fælleshuset.
Gruppen for Fælleshuset: Der ønskes endnu en reol til det bagerste rum i køkkenet. Det skal undersøges om der forefindes ubrugte reoler i huset.
Planter fra kummerne omplantes i gamle krukker, og stilles op til hygge i Udsigten.
Motionsgruppen: Gruppen fremlagde de mange indkomne ønsker til træningsrummene. Der er mange tilkendegivelser af stor tilfredshed fra brugerne. De indkomne ønsker skal behandles på et kommende møde i motionsgruppen.
Der blev drøftet anvendelse af de lukkede skabe i motionsrummet. Flere fra Styregruppen ønsker dem åbne, så de kan være tilgængelige for alle brugere, på samme vis som i andre motionscentre.
6. Kommunikation i styregruppen.
Der var en debat om kommunikationsformer i Styregruppen. Der blev vedtaget at al kommunikation gruppen imellem ikke skal foregå på mail. Er der punkter, som skal drøftes, tages de op på møderne.
Styregruppen har den overordnede ret til at beslutte, hvordan de tildelte penge fra Grundejerforenigen skal prioriteres.
Dette giver anledning til diskussioner. Derfor er det besluttet, at styregruppen laver et oplæg til Grundejerforenigen.
7. Forslag til husregler
Vi har vedtaget forslaget med husregler med diverse tilføjelser og småændringer
Dorthe udfærdiger de endelige regler, som derefter bliver synliggjort i Smartbeboerapp,
på hjemmesiden, opslagstavlen og ophængt på strategiske steder i Fælleshuset.
8.Forslag til regler i værksted
Punktet er udsat til næste møde, da der var afbud fra Tommy
9. Beboermøde
Mødet er udsat til 28. september
10. Evt.
Der blev spurgt om det var en mulighed at sætte vinduesfolie halvt op på vinduer i cafeen.
Bettina holder op i Styregruppen, da hun er indtrådt i grundejerforeningens bestyrelse som suppleant.
Næste Styregruppemøde tirsdag d. 21. maj
Referat Styre Gruppe møde 19-02-2024
Deltagere: Gitte Christoffersen, Tommy Madsen, Hanne Grethe Drost Hundebøll, Keld Nielsen, Bettina Edelweiss, Dorthe Vestergaard, Karin Bjerre, Ture Johansen
Beløb til køb af potter, potteplanter, 3 rullebrædder, jord og leca-sten, to fotos forstørret og to rammer samt 3 håndskrællere blev godkendt.
Ønske om at symaskiner bliver gratis at benytte
– vurderes at ingen der bruger dem pt. og så billigt (25kr/md) at det nok ikke vil hjælpe noget, hvis symaskiner ikke bliver brugt så bør disse sælges.
Muligheden for brug af disse vil blive highlightet på det kommende beboer møde.
Action: Styre gruppe
– Motionsgruppens forslag, som er baseret på inputs fra motions medlemmer blev præsentere. Disse indkomne forslag blev bedt om ikke at blive publificeret i forbindelse med opslagene, dette for at undgå at sådant skulle kunne påvirke nye og andre mulige forslag.
Tilmelding og grillen tændes inkl. mad, Bettina laver opslag
Næste møde: torsdag d. 11/4 kl. 18.30
Styregruppen for fælleshuset på Strandhøjen
Styregruppemøde den 11. Januar 2024
Deltagere:
Gitte Christoffersen, VE 15, st. 1
Dorthe Vestergaard, VS 3, 1. 1.
Ture Johansen, VK 19, 1. tv.
Hanne Grete Drost Hundebøll, VK 18, st. tv.
Keld Nielsen, VS 57, 3. 1.
Bettina H Edelweiss, VE 33
Karin Bjerre, VV 11
Referat:
1. Godkendelse af dagsorden
Dagsorden godkendt
2. Godkendelse af referat fra sidste møde
Referat godkendt
3. Valg af referent
Keld
4. Status fra arbejdsgrupperne -nye medlemmer / udskiftning i SG
- ingen udskiftning men Gitte er med for første gang
Køkkengruppen – der var blevet lavet optælling af service siden sidste møde
der manglede en del, derfor blev det bevilliget at der bliver
suppleret op af de manglede dele samt købt flere krus.
Outdoor rummet –der er ansøgt om 2 stk. hjertestarter kursus ved trygfonden
svar kommer i juni måned.
Motionsgruppen – der er kommet ny rengøringsplan via samme link som
sidst, nu med info om kontaktperson hvis der er ønske om
ændringer hvis der nu er en lille gruppe der vil gøre rent
sammen, er Emil kontaktperson, der bliver lavet udskrift
af rengøringsplanen og hængt op nede i motionsrummet
Eventgruppen – der blev snakket om at lave en kalender med faste
begivenheder så som Sankt Hans og jul osv.
derudover vil eventgruppen gerne hjælpe med
viden/erfaringer hvis der er andre der har lyst til at holde
fastelavn eller andre begivenheder.
Kommunikation – der vil blive meldt om nye begivenheder ud på Smart
beboer appen, opslagstavlen og hjemmesiden, da det er
vores platforme til at komme ud til alle
5. Status/opfølgning på igangværende tiltag
a. Hjertestarterkursus
- det er igangsat og afventer svar fra Trygfonden medio juni 2024
b. beboermøde Maj 2024
- punkt er med igen på næste dagsorden
c. oprydningsdag 16. marts 2024 kl. 10-15
- punkt er med på næste dagsorden
6. Punkter til behandling
a. Forslag til Styregruppens formål – se fremsendte forslag fra Hanne Grete
og Dorthe
- forslaget blev godkendt og kommer op på opslagstavlen og
hjemmesiden.
b. General rengøring i fælleshuset (ved daglig brug)
- bliver drøftet med grundejerforeningen på næste møde med dem.
c. Indstillinger til Grundejerforeningen – affaldsordning ved Strandhøjen.
- da der er forskellige ejerforhold på Strandhøjen kan affaldsordning ikke
gøres fælles, der kommer skiltning op i fælleshuset, således at lejere kan
tage affald med til egen station således at ved engen ikke oplever
overfyldte beholdere da den er tættets på fælleshuset.
d. Ønsker/forslag fra ”Legegruppen” – se vedhæftede mail fra Maria.
- drøftet og ønsker oplæg fra/snak med en repræsentant fra legegruppen
de er inviteret med til næste møde
e. Beboers fremlæggelse af forslag til indretning af fliseareal v. fælleshuset
- oplæg fra Kaj som ønsker at gøre/skabe lidt liv på den grå plads foran
ingang til fælleshuset på 1ste sal, der blev snakket flagstang og
plantekasser, samt mulighed for udendørs filmaftner, der bliver snakket
med grundejerforeningen om hvad vi må og ikke må i forhold til
lokalplaner, samt kaj laver et økonomisk overblik til næste møde
f. Hvordan får vi gang i aktiviteterne, hvor der er indkøbt symaskiner,
drejeskive, staffelier etc.
- der blev forslået demoaftner for beboerene
punkt kommer med igen næste gang.
g. Hvordan får vi flere frivillige i de forskellige grupper.
- beboermøde maj 2024 og bedre til at gøre opmærksom på grupperne
h. Status på økonomi (julekomsammen og indkøb til motionsrum)
- der er blevet indkøbt safety bars til motionsrum,
der er godkendt indkøb af service supplering i køkken
julekomsammen afholdt med et lille underskud
grupperne skal komme med oplæg til nyanskaffelser i 2024 til næste møde
7. Behandling af henvendelser og forslag
- der er kommet ny rengøringsplan for motionsrum
det blev forslået at motionsgruppen står for den 1ste rengøring hver
sæsonskift således at der bliver tid til at lave rengøringsplan, dette bliver
taget med på motionsgruppens næste møde.
Styregruppen for fælleshuset på Strandhøjen
Styregruppemøde den 9. november 2023 kl. 18:30 – 20:30
Deltagere:
Tommy Madsen, VK 20
Dorthe Vestergaard, VS 3, 1. 1.
Ture Johansen, VK 19, 1. tv.
Hanne Grete Drost Hundebøll, VK 18, st. tv.
Keld Nielsen, VS 57, 3. 1.
Bettina H Edelweiss, VE 33
Karin Bjerre, VV 11
Referat:
1. Godkendelse af dagsorden
Dagsorden godkendt
2. Valg af referent
Karin Bjerre blev valgt, laver dagsorden til næste møde.
3. Økonomi - Pengene fra Grundejerforeningen (GF) er indsat på konto.
• Dorthe laver regnskab for udgifter/indtægter for styregruppens aktiviteter
• Karin opreter en SmartBeboer bruger til brug for begivenheder med betaling, hvor GF konto er tilknytet.
4. Status for arbejdsgrupper
Køkkengruppen – gardiner til cafeen, kr. 8-9.000,- stofpris. Der er i køkkengruppen og styregruppen ingen der kan se der skulle være behov for gardiner i cafeen.
Der vil blive en optælling af service inden jul.
Ny vejledning i brugen af opvasker, vil blive udarbejdet og opsat
Outdoor rummet – flytte en dør, til brug for aflåsning til rum for cykler.
Motionsgruppen – der bliver indkøbt safety bars til squatrack.
Grupperne der skal gøre rent fungere godt.
Eventgruppen – julearrangement 2/12 2023
Der vil blive opstillet juletræ der skal stå ude foran fælleshuset hele december, ønske om indkøb af lyskæder til træet er bevilliget.
Kommunikation – der er opsat sedler i køkken vedr. rengøringen mm/revideret tekst
5. Status/opfølgning på igangværende tiltag
a. Køreplan for hvordan der købes ind ean faktura osv.
Det blev beslutet, at vi kører videre med indkøb, som det er sket indtil videre.
b/c. Hjertestarter kursus/betaling. Karin har indhentet pris ca. 6.000,- for 16 personer – bestyrelsen i GF har ikke holdt møde endnu, så deres holdning er ikke kendt endnu. Tommy sender en ansøgning med forslag til bestyrelsen i GF.
d. Gardiner i Cafeen – er behandlet under pkt. 4
e. Julearrangement 2/12 – der er deltagerbetaling på kr. 25,- pr. prs.
6. Punkt til behandling
a. Evt. rotation ved møder i Styregruppen.
Medlemmer i Styregruppen skal forsøge at være opsøgende, og se om man kan hverve nye medlemmer. Hver gruppe i Styregruppen deltager med max 2 prs – 1 stemme pr. gruppe ved evt. afstemninger.
b. Beskrivelse af styregruppens formål.
Dorthe og Hanne Grete laver et oplæg på Styregruppens formål. Sendes ud inden næste møde.
c. Årligt beboermøde.
Afholdes i maj 2024
d. Fælles oprydningsdag
16. marts 2024 kl 10:00 – 15.00 med efterfølgende frokost. Betina laver opslag til SmartBeboer
7. Behandling af henvendelser og forslag
Beboer Ved Skoven 3 har forslag til brug/indretning af flisearealet ved fælleshuset på 1.salen. Dorthe inviterer ham til næste møde, hvor han skal være velkommen til at komme og forelægge hans forslag. Skal endelig behandles af GF bestyrelsen, da det ikke er Styregruppens område.
8. Næste møde
Torsdag den 11. januar 2024 kl 18:30
9. Intet under eventuelt
Referat fra styregruppemøde den 2 oktober 2023
Styregruppemøde den 2. oktober 2023 kl. 18.30-20
Sted: Udsigten, fælleshuset
Inviteret:
Tommy Madsen, Ved Klinten 20
Dorthe Vestergaard, Ved Skoven 3. 1.1
Ture Johansen, Ved Klinten 19, 1tv
Hanne Grethe Drost Hundebøll,Ved klinten 18 stv. Karin Bjerre, Ved Vandet 11
Keld Nielsen, Ved Skoven 57. 3.1
Bettina Heramb Edelweiss, Ved Engen 33
Referat
Dagsorden er godkendt
Referent Tommy Madsen, laver næste dagsorden
Kommer der noget fra Lars Pedel skal det sendes til mødeleder. (referenten)
a: Der er bevilliget et mindre beløb til Styregruppen resten af 2023.
Beløbet indsættes på den konto hvor vi har to kort og mobilpay til.
b: Det er besluttet at der skal to underskrifter på for at købe ind.
c: Der udarbejdes køreplan for hvordan der købes ind ean faktura osv.
a: Der vil kommet et hjertestarter kursus, dato følger.
b: Det undersøges lige hvem der skal betale.
a: det er ikke et krav at gardinerne er B1 hæmmende
Det undersøges om der er nogen der vil sy dem.
Kan man blive opkrævet et rengøringsbeløb efterfølgende. Prisen sættes til 750,-kr.
Hvis den ikke betales bliver man udelukket for at leje lokaler eftefølgende.
Nyborg Toprengøring det koster 250,- kr pr. time.
Udvalget vælger at sætte rengøringsprisen til 750,-kr. Ved leje af cafe og køkken.
Der rengøres også toiletter.
Eventgruppen:
Dato for Nytårstaffel 19. januar.
Eventgruppen vil gerne rotere ved møder i styregruppen. Man skal sidde et år.
Alle må ikke skifte samtidig i de forskellige grupper. Der skal være overlap.
Det sættes på som punkt til næste møde, hvor der fastsættes regler.
Julearrangement 02.12 Der udarbejdes et oplæg og budget til næste gang.
Køkken- Cafégruppen:
Der skal laves status på køkken.
Nyt medlem Ingelise Larsen.
Motionsgruppen:
Nyt medlem til gruppen, Anders Haurballe.
Sikkerhedsstang er bevilliget og købes ca. 1.600,- kr.
Outdoor, krea- og værkstedsgruppen:
Afventer budget til div. Outdoor cykelrum med dør og lås.
Det viste sig at Karin havde ret. Der sad en dør i rummet før man går
ind til det rum hvor vi vel have cykelopbevaring.
SÅ HVIS NU I KENDER EN TØMMER ELLER EN HANDYMAND/KVINDE
DER KUNNE TÆNKE SIG AT FLYTTE KARM OG DØR OG DERMED
STØTTE FÆLLESSKABET -der skal nok falde et par flasker rødvin af.
(så har vi lidt flere penge til andet som vi sagtens kan bruge)
Bookning af baner i hal, with board eller anden måde:
Vi prøver at start ud med de fine A3 oversigtsprint som Karin har lavet og ser
om det er nok.
a: Tommy laver et skilt til brug af indendørssko i hal
Det har vi som forsøg påført oversigtsprintet:
Man må kun spille med indesko i hallen.
Samt at man har pligt til at feje banerne efter brug.
Lars har bestilt en tørmoppe, en skraldespand og en fejebakke til banerne.
SmartBeboer -og kommunikation:
Der skal ryddes op i gamle nyheder og arrangementer i selve app'en.
Vi fortsætter uændret med halvårsbetaling.
Der laves en list og dagsorden, hvad der smides ud.
Der indkaldes til et møde kun omkring hvad der skal ud.
Møde den. 16.10 kl. 16.30
Det tages som et punkt på næste møde.
Man skal gøre sig nogle tanker til næste gang
Inventar fra fælleshuset, værksteder mm. er ikke til udlån og må ikke fjernes.
Det eneste der må lånes fra fælleshuset er bøger og spil!
Det vil vi gerne.
Punkt til næste gang
Man skal gøre sig nogle tanker til næste gang holdes i maj 2024
Næste mødedato: 09.11 kl. 18.30
Liste for oprydning: 16.10 kl. 16.30
Eventuelt: Ingen ting.
Referat fra styregruppemøde den 15. august 2023
Deltagere:
Tommy Madsen, Ved Klinten 20
Dorthe Vestergaard, Ved Skoven 3.1.1
Ture Johansen, Ved Klinten 19, 1.tv
Hanne Grethe Drost Hundebøll, Ved klinten 18 stv.
Karin Bjerre, Ved Vandet 11
Keld Nielsen, Ved Skoven 57.3.1
Bettina Heramb Edelweiss, Ved Engen 33
1. Præsentation af styregruppen samt dens formål
Styregruppens formål er at de er det styrende organ i forhold til drift af fælleshuset, hvilket
betyder at de er tovholder på de underliggende arbejdsgrupper. Styregruppen har ligeledes
direkte kontakt til pedellen, som er ansat til at varetage den daglige drift af selve fælleshuset.
2. Nyt medlem fra gruppen Smartbeboer APP
Bettina Heramb Edelweiss er nyt medlem i styregruppen og er samtidig trådt ind i
arbejdsgruppen for kommunikation, som varetager Smartbeboer app'en sammen med Karin
og pedellen.
3. Status fra arbejdsgrupperne
Eventgruppen:
Eventgruppen har hjulpet med opstart af Veggiemad tema, der afholdes den sidste torsdag i
hver måned.
Derudover planlægges et fællesarrangement 'God jul til din nabo', som afholdes den lørdag
den 2. december med gløgg og æbleskiver.
Planlægning af såkaldt 'Nytårstaffel', som forventes at blive afholdt andensidste weekend i
januar 2024. Dato meldes ud når den ligger klar.
Køkken + cafegruppen:
Der er kommet flere skilte op i caféen, med information om det der skal gøres når man lejer
dette. Derudover har pedellen fået til opgave at være den der gennemgår Café og køkken
når det har været udlejet.
Motionsgruppen:
Der etableres rengøringsgrupper for medlemmerne af motionsrummet. Oprydning i
motionsrummet er ligeledes i pipeline, der skal systematisere i reoler i stedet for nogle af de
tomme skabe der står derinde.
Særligt indkøbsønske er sikkerhedsvægtarme til vægtstængerne. Da styregruppen ikke har
nogen penge, bliver det desværre ikke lige indkøbt i denne omgang.
Outdoor, værksted og krearum:
Der er indkaldt til møde i arbejdsgruppen, hvor der skal tales om symaskiner, krearum og
praktik i forhold til opbevaringshylder til malergrej.
4. Budgetstatus for styregruppen forud for møde med grundejerforeningen?
Styregruppen har ikke et selvstændigt budget, men det er et ønske, som sendes mod
grundejerforeningen forud for deres budgetmøde. Formålet med at Styregruppen har et
budget vil være at, der hurtigere kan trækkes af på ønsker fra arbejdsgrupperne om diverse
indkøb til huset.
5. Behandling af henvendelser og forslag (Direkte til pedel samt diverse spørgsmål stillet i
Facebook gruppen for Strandhøjens beboere.)
a. Indkøb af sengelinned til værelserne.
Da det hele er drevet af frivillighed, vil det være en ekstra opgave med at sørge
for sengelinned og vask heraf, hvilket der ikke er ressourcer til. Det blev derfor
besluttet at gæsteværelserne fortsætter uændret, hvor gæster selv medbringer
sengelinned.
b. Hjertestarter.
Styregruppen har tidligere kontaktet Nyborg kommune med forespørgsel om at få
en hjertestarter ud i området, men det er endnu ikke lykkedes. Styregruppen
forsøger igen at kontakte kommunen vedrørende en hjertestarter. Tovholder:
Bettina Heramb Edelweiss
c. Vinduer i billardlokalet. Bilag a
Styregruppen talte om en mulighed for at rykke rundt på møbler og selve bordet i
lokalet, hvilket også betyder at der ikke sættes folie på de smalle vinduer.
d. Forslag om tynde gardiner i caféen.
Café og køkkengruppen undersøger med brandmyndigheder om det er
brandmæssigt forsvarligt og lovligt at have tynde ikke brandhæmmende gardiner
hængende i bygningen. Tovholder: Hanne Grete.
e. Forslag om ændring af bookingtider mm., i Smartbeboer app.
Efter flere ønsker fra beboere om ændring af tider for booking af Café og køkken,
blev det foreslået at ændre tiden fra kl. 10 til dagen efter kl. 9.59, hvilket
Styregruppen besluttede.
Smartbeboer/kommunikationsgruppen har møde med udvikleren af Smartbeboer
app'en den 28. august, hvorefter der kommunikeres ud til beboere omkring
ændringen, og der tages hånd om dem der bliver berørte af ændringen.
Tovholder: Karin og Bettina
f. Forslag om tilbud på rengøring
Styregruppen talte om muligheden for at få lavet et tilbud på rengøring af café,
køkken, toiletter og gang ved endt brug/leje af lokalet. Det kunne ligge som et
tilbud, lejere kunne benytte sig af når de holder fester. Derudover tilkøb af
rengøring til fx udsigten, biblioteket og multisalen. Tovholder: Bettina.
g. Udarbejdelse af skilt til multisalen
Brug af indendørssko ved lån af salen til diverse sportsaktiviteter. Tovholder:
Tommy.
6. Hvordan stiller vi os til spørgsmål på Facebook, ignorerer vi dem, eller svarer vi spørgeren
via messenger og i referater fra møderne?
Der stilles ofte spørgsmål eller andet i den privatoprettede Facebook gruppe for
Strandhøjen. Gruppen hverken ejes eller administreres af Styregruppen, hvorfor spørgsmål
omkring huset bør stiles via mail, hvilket betyder at Styregruppen ikke indgår i dialoger og
besvarelser på Facebook.
Ønsker arbejdsgrupperne at besvare spørgsmål stillet i Facebook gruppen, vil det være op
til den enkelte arbejdsgruppe at håndtere disse enten ved at besvare eller henvise til fælles
mailboks.
Styregruppen undersøger med pedellen om det er muligt at benytte
service@strandhøjen.dk som funktionspostkasse til diverse henvendelse, hvor pedellen vil
være en såkaldt 'Gatekeeper', der skal sørge for at sende henvendelser afsted til rette
arbejdsgruppe el. styregruppe. Tovholder: Tommy.
7. Kontakt til styregruppen? herunder korrespondance mellem medlemmer.
(Fællespostkasse?)
Punkt er behandlet under punkt 6.
8. Gåtur i fælleshuset, hvor vi trækker af på, hvad der skal kasseres.
Styregruppen gik en tur rundt i fælleshuset, hvor der trænger til en general oprydning og
udsmidning over det hele. Talte om muligheden for en arbejdsdag og evt. leje af container.
Tages op på næste møde.
9. Eventuelt
Næste styregruppemøde bliver den 2. oktober kl. 18.30-20 i fælleshuset.
Referat fra styregruppemøde tirsdag d. 24. maj 2023
Deltagere: Hanne Grete, Keld, Ture, Tommy, Karin, Marlene og Dorthe.
Planlægning af infomøde d. 6. juni:
Nyt fra køkkengruppen:
Vi har tillid til at alle lejere gør rent og rydder op efter skemaet fremlagt i køkkenmappen.
Nyt fra motionsgruppen herunder billardrummet:
Safety Bars ønskes til squat rack, Ture kontakter Martin for at få kontakt til smed. Tilbud ønskes fra smed. Nyt udstyr doneret fra beboer. Billard rummet på 2. sal er færdig indrettet og taget i brug. Skiltning : På eget ansvar at bruge redskaber, bliver ophængt.
Nyt fra værksted og outdoor gruppen: Badminton- og soft tennis baner er mærket op, og det undersøges om hjemmesiden kan indeholde kalender til bookning af baner på timebasis. Hvis det er muligt, lægges billardrummet også ind. Der er sat ny kniv i høvlen i træværkstedet.
Cykelplads leje skal lægges ind i APPén, så det bliver muligt at booke en plads med ophæng til cyklen. Magnet kort til værksted er annulleret, så der nu kun er adgang med kode. Kælderen er indrettet med drejeskive til ler, der er opsat vask og hylder. I rummene er der desuden borde og stole.
Nyt fra eventgruppen:
Sankt Hans planlægges. Hanne Grete kontakter Niclas vedr. sang og musik. Dorthe har kontaktet René vedr. tilladelse til afbrænding af bål på bål stedet ved stranden.
Regler vedr. udlejning til erhverv:
Regler for at træne i motionsrummet:
for at træne sammen. Koden til motionsrummet er personligt og må IKKE videregives.
Regler for leje af lokaler i fælleshuset:
Næste styregruppemøde 15. august kl. 18.30 i Udsigten
Referat fra Styregruppemøde d. 13. april 2023.
Deltagere: René, Jørgen fra Grundejerforeningen. Ture, Tommy, Keld, Hanne Grete og Dorthe.
Der er stadig penge tilbage i grupperne fra de beløb de modtog ved opstarten i 2022.
Grupperne er ved at være færdige med de budgetterede indkøb, så i 2023 forventes ikke de store køb, der er derfor ikke afsat beløb til nyindkøb i 2023.Budgettet forventes at holde.
Styregruppe og Grundejerforening holder et budgetmøde i starten af efteråret for at sikre at budgettet også holder sidst på året.
Tommy skal have ALLE bilag på indkøb, de skal påføres at købet er sket med kort. Tommy sørger for at René får bilagene.
Køkkengruppen køber de sidste ting i løbet af april.
Værkstedgruppen afventer besked fra firmaet der skal optegne badmintonbane i den store sal. Der er afsat penge til optegningen.
Motionsgruppen forventer småudgifter i løbet af 2023.